Veel gestelde vragen over overheidsopdrachten

Alle openbare instellingen in Europa moeten voor hun uitgaven (leveringen, diensten en werken) de wetgeving overheidsopdrachten volgen. Dit zijn Europese regels, omgezet in Belgische wetgeving, die ervoor moeten zorgen dat alle aankopen op een eerlijke en transparante wijze gebeuren. Alle potentiële leveranciers moeten op gelijke manier behandeld worden, niemand mag gediscrimineerd worden en elke beslissing moet transparant en gemotiveerd genomen worden.

Dit betekent dat de gemeente en het OCMW zelf veel regels moeten volgen. Maar dat betekent ook dat u als leverancier aan diezelfde regels gebonden bent. Zo wordt quasi het volledige aankoopproces digitaal doorlopen, via e-procurement. Van het publiceren van een opdracht over het versturen van een offerte, tot het verzenden van uw factuur, dit verloopt allemaal volgens bepaalde regels en via digitale platformen.

Alle informatie hierover kan u terugvinden op https://www.publicprocurement.be/. We raden elke onderneming aan zich hierop te registreren en zoveel mogelijk deel te nemen aan overheidsopdrachten.

Wel, gemeente en OCMW zijn betrouwbare partners die steeds op zoek gaan naar de beste leveranciers om mee samen te werken. De wetgeving is misschien soms vervelend en vraagt wat administratie, maar ze is wel duidelijk en levert u als ondernemer ook voordelen op. U weet waaraan u begint, onze contractvoorwaarden liggen vast. Wij betalen wettelijk steeds binnen de 30 dagen uw factuur (indien ze niet betwist is).

Door met ons te contracteren, komt u in een netwerk terecht van andere lokale besturen met vaak dezelfde behoeften. U krijgt een zichtbaarheid bij de hele bevolking van Brecht. U draagt bij tot het maatschappelijk belang en helpt op die manier iedereen vooruit. En u verdient een deel van uw eigen belastinggeld terug, als dat niet mooi meegenomen is!

Gemeente en OCMW Brecht moeten de wetgeving overheidsopdrachten volgen. De wetgeving stelt dat alle potentiële leveranciers gelijk behandeld moeten worden en in concurrentie gesteld moeten worden met elkaar. Daarom hebben wij steeds meerdere offertes nodig van verschillende leveranciers. Die worden op een eerlijke en transparante wijze met elkaar vergeleken en wij kiezen de economisch meest voordelige offerte. Dit is niet altijd de goedkoopste oplossing, maar wel de oplossing die het meest aan onze voorwaarden voldoet.

Wanneer je als ondernemer een offerte indient, is het in de eerste plaats jouw verantwoordelijkheid om een zo volledig mogelijk dossier in te dienen. In specifieke gevallen kan de gemeente nog bijkomende info opvragen ter verduidelijking van de offerte die werd ingediend, maar de marge daarin is vrij beperkt. Kijk voor het indienen van je offertedossier dus goed na of alles mee doorstuurt wat er gevraagd wordt. Bij twijfel kan je steeds contact opnemen met de gemeentelijke diensten.

In het bestek staat telkens omschreven waar de gemeente specifiek naar op zoek is. Bekijk daarom ook zeker op welke manier je als ondernemer het beste denkt te kunnen beantwoorden aan de vraag van de gemeente. Indien je niet volledig denkt te kunnen voldoen aan wat er gevraagd wordt, kan je ook altijd een samenwerking aangaan met een collega-ondernemer.

Er gaat jaarlijks heel wat geld naar aanbestedingen, zowel bij de gemeente als bij andere overheden. Het kan dus zeker de moeite lonen om als ondernemer in te tekenen op aanbestedingen. Als je evenwel niet goed weet hoe je er aan moet beginnen, of waarmee je allemaal rekening dient te houden, neem dan zeker eens een kijkje op de website van het Facilitair Bedrijf van de Vlaamse overheid: https://www.vlaanderen.be/het-facilitair-bedrijf-overheidsopdrachten-en-raamcontracten/kmo-participatie-aan-overheidsopdrachten

Op deze website kan je heel wat interessante artikels en filmpjes terugvinden die jouw onderneming wegwijs kunnen maken in de wereld van aanbestedingen.

Het komt wel eens voor bij aanbestedingen dat aanbestedende overheden een uittreksel uit het strafregister op naam van de onderneming vragen. Je kan dit attest aanvragen bij de FOD Justitie door het aanvraagformulier uittreksel rechtspersonen (bedrijf) in te vullen en via vervolgens per brief of mail op te sturen naar de FOD Justitie.

De volgende link brengt je naar de betreffende webpagina van de FOD Justitie: https://justitie.belgium.be/nl/themas_en_dossiers/documenten/documenten_aanvragen/uittreksel_strafregister

Voorafgaand aan elke opdracht wordt er een medewerker van de gemeente aangeduid die zal optreden als contactpersoon voor de opvolging van de uitvoering van de opdracht. Deze persoon zal voorafgaand en tijdens de uitvoering van de opdracht praktische richtlijnen geven. Vanzelfsprekend kan je deze persoon ook contacteren wanneer je als opdrachtnemer vragen zou hebben.

Het antwoord op deze vraag is ja. Er wordt een biedvergoeding voorzien voor aanbestedingen waarbij er gevraagd wordt om maquettes, tekeningen, grafische ontwerpen, ..toe te voegen aan het offertedossier.

Wanneer dit het geval is, dan zal er in het bestek duidelijk vermeld worden welk bedrag er als biedvergoeding voorzien wordt. De biedvergoeding wordt vervolgens binnen de 30 dagen na de sluiting van de opdracht uitbetaald aan alle firma’s die een offerte hebben ingediend, behalve aan de firma die als opdrachtnemer aangesteld wordt.

Nadat een aanbesteding is toegewezen, worden alle firma’s die een offerte hebben ingediend via mail daarover op de hoogte gebracht. Als je nog geen mail hebt ontvangen, mag je altijd contact opnemen met de gemeentelijke diensten en kan je beslissing en het bijbehorende verslag van nazicht opvragen waarin toelichting gegeven wordt over de beoordeling van de offertes. Die info kan je dus wijzer maken waarom jouw onderneming de opdracht wel of net niet toegewezen heeft gekregen. Dat is met andere woorden nuttige info die je kan meenemen naar andere aanbestedingen toe waar je als ondernemer interesse zou hebben.

Die mogelijkheid bestaat zeker. Bij opdrachten van werken wordt er doorgaans gewerkt met meetstaten die tussentijds verrekend worden. Bovendien kan je als ondernemer ook aanspraak maken op voorschotten bij uiteenlopende aanbestedingen volgens de Wet van 8 januari 2024: https://www.vlaanderen.be/het-facilitair-bedrijf-overheidsopdrachten-en-raamcontracten/nieuws-van-overheidsopdrachten/wijziging-wet-inzake-overheidsopdrachten-kmo-toegang

Alle relevante info hierover wordt in het bestek van elke aanbesteding vermeld. Kijk dit dus zeker goed na en geef ook telkens in het offerteformulier aan dat je effectief aanspraak wenst te maken op het voorschot dat voorzien wordt.

De gemeente en het OCMW hebben verschillende locaties met diensten. Het leveradres staat steeds vermeld op de bestelbon of in het bestek, net als de uren waarop u bij ons terecht kan.

Op de website van de gemeente kan u eveneens een overzicht terugvinden van de openingsuren per locatie: https://www.brecht.be/openingsuren-en-contactgegevens-algemeen

Gemeente Brecht en OCMW Brecht zijn twee aparte rechtspersonen die een aparte boekhouding moeten voeren. Het is daarom erg belangrijk dat u met de juiste rechtspersoon contracteert. Op uw bestelbon of gunningsbeslissing zal steeds vermeld staan met wie u een verbintenis aangaat. Maak daarom ook uw facturen op ter attentie van de juiste rechtspersoon. Hebt u toch een foute factuur gestuurd? Dan vragen we u een creditnota en een nieuwe factuur op te maken.

Volgende gegevens zijn de officiële facturatiegegevens:

Gemeente Brecht
Gemeentepark 1
2960 Brecht
Ondernemingsnummer: 0207.500.321
Rekeningnummer: BE68 0910 0007 8134

OCMW Brecht
Gasthuisstraat 11
2960 Brecht
Ondernemingsnummer: 0212.243.522
Rekeningnummer: BE09 0910 0085 6457

Peppolfacturen zijn volledig digitale facturen opgemaakt volgens een welbepaald protocol (xml). Peppolfacturen kunnen rechtstreeks ingelezen worden vanuit uw boekhouding in onze boekhouding en zorgen ervoor dat het betaalproces versneld wordt. De meeste boekhoudpakketten bieden dit reeds aan.

Wist u trouwens dat vanaf 2026 dit ook de standaard wordt voor B2B? Meer informatie over hoe u peppolfacturen kan maken, vindt u op volgende webpagina: https://www.vlaanderen.be/het-facilitair-bedrijf-overheidsopdrachten-en-raamcontracten/digitalisering-van-overheidsopdrachten/e-invoicing/e-invoicing-informatie-voor-leveranciers

Ja, dat mag (moet u zelfs in de meeste gevallen). Gemeente en OCMW Brecht zijn niet btw-plichtig. Wij hebben geen btw-nummer voor binnenlandse aankopen, enkel een ondernemingsnummer. U factureert aan gemeente en OCMW dus gewoon met btw. Wij kunnen ook nooit de btw verleggen.

Enkel niet-Belgische leveranciers moeten zonder btw factureren (intracommunautaire leveringen of diensten) en het btw-nummer voor buitenlandse aankopen noteren:

Gemeente Brecht
Gemeentepark 1
2960 Brecht
Btw-nummer voor buitenlandse transacties: BE 0207.500.321
Rekeningnummer: BE68 0910 0007 8134

OCMW Brecht
Gasthuisstraat 11
2960 Brecht
Btw-nummer voor buitenlandse transacties: BE 0212.243.522
Rekeningnummer: BE09 0910 0085 6457

Voor elke aankoop, een huur- of onderhoudscontract, een herstelling, een werk dat wordt uitgevoerd,… maakt de gemeente/het OCMW een bestelbon. Dit is de officiële goedkeuring van een bestelling. De meeste ambtenaren zijn immers niet bevoegd tot het juridisch binden van de gemeente/het OCMW. Enkel wanneer u een bestelbon of een gunningsbesluit hebt ontvangen, goedgekeurd door het college van burgemeester en schepenen, mag u ervan op aan dat de bestelling officieel werd goedgekeurd.

De standaard betaaltermijn is 30 dagen. Bij betwisting of specifieke contractvoorwaarden kan hiervan afgeweken worden. Vermeld zeker het bestelbonnummer op uw factuur en bezorg ze via peppol, dit zorgt voor een snellere verwerking. Wist u dat de gemeente vandaag reeds 60% van de facturen binnen de 14 dagen betaalt? Door nog meer elektronisch te factureren proberen we dit percentage omhoog te krijgen.