Wat houden overheidsopdrachten in voor mij als ondernemer?

Aan elke opdracht van de gemeente gaat een prijsvraag vooraf. Er wordt hiervoor een bestek opgemaakt waarin alle administratieve, contractuele en technische bepalingen opgenomen worden. Op basis van het bestek en de offerte die ons bezorgd wordt, wordt het uiteindelijke contract ook gesloten met de ondernemer die de opdracht toegewezen krijgt. Waar kan je als ondernemer welke relevante info terugvinden in het bestek?

• In de administratieve bepalingen wordt omschreven waarmee je rekening dient te houden bij het indienen van jouw dossier: het voorwerp van de opdracht, wie in aanmerking komt voor de opdracht (selectiecriteria), wanneer en op welke manier offertes ten laatste ingediend moeten worden, hoe de keuze gemaakt zal worden om de opdracht toe te wijzen aan de ondernemer met de meest geschikte offerte (gunningscriteria);
• In de contractuele bepalingen wordt omschreven op basis van welke voorwaarden het contract gesloten zal worden: duurtijd van de opdracht, eventuele voorschotten die toegekend kunnen worden, toepassing van prijsherzieningen, richtlijnen ivm facturatie, maatregelen die de gemeente eventueel kan nemen, …);
• In de technische bepalingen wordt omschreven wat de concrete verwachtingen zijn rond de uitvoering van de opdracht: situatiebeschrijving, plannen, wenselijke en minimale vereisten waaraan voldaan moet worden, …
• Op het einde van het bestek vind je doorgaans het offerteformulier en de inventaris terug. Deze documenten vul je zo volledig mogelijk in en dien je daarna in samen met je andere offertedocumenten.

Bij elke opdracht die de gemeente in de markt zet, wordt er een raming gemaakt van alle mogelijke kosten die de opdracht met zich kan meebrengen. Op basis daarvan wordt vervolgens de meest geschikte procedure gekozen. Afhankelijk van de gekozen procedure gelden er meer of minder regels die gevolgd moeten worden.

Bij het toepassen van de volgende procedures kunnen wij als gemeente firma’s rechtstreeks aanschrijven. Voor deze procedures is het dus interessant dat je de contactgegevens van jouw firma kan doorgeven via het registratieformulier:

• Opdracht van beperkte waarde (raming < € 30.000,00 excl. btw): Binnen deze procedure gelden er minder regels dan dit bij andere procedures het geval is. De gemeente kan hiervoor een bestek opmaken, maar er kan ook een rechtstreeks prijs gevraagd worden bij meerdere firma’s: via mail, telefonisch, raadplegen van catalogusprijzen, …
• Onderhandelingsprocedure zonder voorafgaande bekendmaking: Hiervoor wordt er een bestek opgemaakt en worden firma’s rechtstreeks aangeschreven door de gemeente. Over de inhoud van de offertes kan er vrijblijvend onderhandeld worden.

Bij het toepassen van de volgende procedures worden gepubliceerd op het publicatieplatform van de federale overheid. Hiervoor kunnen wij dus geen firma’s rechtstreeks aanschrijven:

• Vereenvoudigde onderhandelingsprocedure met voorafgaande bekendmaking: Eveneens worden er voor opdrachten binnen deze procedure bestekken opgemaakt. Er kan onderhandeld worden over de inhoud van de offertes, maar enkel met de firma’s die voldoen aan de selectiecriteria die in het bestek vermeld worden;
• Openbare procedure: Voor deze opdrachten wordt ook een bestek opgemaakt en kunnen alle geïnteresseerde firma’s een offerte indienen. Er kan evenwel niet onderhandeld worden over de inhoud van de offertes.

• In de eerste plaats kan je uitgenodigd worden door de gemeente, of het OCMW om een offerte in te dienen;
• Daarnaast kan je de lopende aanbestedingen van de gemeente raadplegen bij de bekendmakingen op de website. Je dossier dien je op te laden via het Public Procurement Platform van FOD BOSA: https://www.publicprocurement.be/;
• Op het Public Procurement Platform van FOD BOSA kan je eveneens alle aanbestedingen raadplegen van andere lokale besturen en overheidsinstanties. Het loont dus zeker de moeite om op het platform te kijken of er elders procedures lopen waaraan jouw onderneming kan deelnemen!

Nadat de deadline voor het indienen van de offertes is verstreken, worden alle dossiers door de betrokken diensten bekeken en met mekaar vergeleken. Uiteindelijk wordt er op basis van de gunningscriteria die in het bestek vermeld staan een beoordeling gemaakt. Deze beoordeling kan: enkel op prijs gebeuren, maar doorgaans worden er ook meerdere kwaliteitscriteria toegepast waarop ook puntenaantallen gezet worden: bv. aangeboden dienstverlening, levertermijnen, garantietermijnen, …

De firma die over alle gunningscriteria heen het hoogste aantal punten scoort, die krijgt uiteindelijk de opdracht ook toegewezen.

• Lees het bestek eerst grondig volledig door zodat je een duidelijk beeld hebt van de opdracht waarvoor je interesse hebt om een offerte in te dienen. Controleer welke info, attesten, plannen, … je zeker mee moet aanleveren bij het indienen van jouw dossier;
• Geef in je offertedocumenten een duidelijk antwoord op wat er gevraagd wordt (kijk hierbij vooral naar de selectiecriteria, de gunningscriteria en de technische bepalingen van het bestek);
• Dien je offerte op tijd in. Kijk hiervoor naar de deadline die vermeld wordt in het bestek. Laattijdig ingediende dossiers worden niet aanvaard. Wacht dus best niet tot de laatste dag om aan jouw dossier te beginnen;
• Laat je dossier (inventaris en offerteformulier) handtekenen door iemand de bevoegdheid heeft om namens jouw onderneming te handtekenen. Voeg ook de statuten toe van jouw onderneming waaruit blijkt dat die persoon daarvoor effectief de machtiging heeft (gekregen).
  
  

Sinds 1 maart 2024 zijn alle bedrijven die samenwerken met een overheidsinstantie verplicht om hun facturen digitaal door te sturen wanneer het gaat om opdrachten groter dan € 3.000,00 excl. btw. Die digitale facturen kunnen rechtstreeks ingelezen worden in de boekhouding van de gemeente waardoor het betaalproces ook sneller kan verlopen. Handig toch?

Bovendien worden bedrijven vanaf 1 januari 2026 ook verplicht om digitale facturen naar mekaar te versturen. Het belang van digitaal factureren zal met andere woorden dus alleen maar toenemen.