Offerte indienen bij de gemeente

E-procurement en overheidsopdrachten…. Niet zo complex als je zou denken

De gemeente Brecht werkt op jaarlijkse basis met veel verschillende leveranciers samen en aan veel van die samenwerkingen gaat vaak een overheidsopdracht aan vooraf. Ook voor kleine ondernemingen en zelfstandigen is het zeker mogelijk om een overheidsopdracht binnen te halen. Laat je dus niet afschrikken door het (vaak eerder beperkte) administratie werk dat hierbij komt kijken. Onbekend is onbemind…

Daarom willen we een stap vooruit zetten door lokale ondernemers goed te informeren over de werkwijze van overheidsopdrachten. Eveneens willen we een aantal handvaten aanreiken waar je als onderneming op kan terugvallen bij het opmaken en indienen van offertes voor de gemeente Brecht (en voor andere overheden waarbij u een offerte zou willen indienen).

Waarom overheidsopdrachten?

Aangezien de gemeente Brecht als lokale overheid met publieke middelen werkt, is zij verplicht om de regelgeving voor overheidsopdrachten na te leven. Dit betekent dat de gemeente specifieke regels en procedures moet volgen om overeenkomsten te kunnen sluiten en bestellingen te kunnen plaatsen.

De regels voor overheidsopdrachten zijn gebaseerd op onder meer de volgende beginselen:

• Gelijkheid, niet-discriminatie, transparantie voor alle ondernemingen
• Belangenconflicten tussen ambtenaren/openbare gezagsdragers en ondernemingen zijn niet toegelaten
• Naleving van milieu-, sociaal en arbeidsrecht is een verplichting voor ondernemingen die een opdracht uitvoeren
• Ondernemers mogen alle rechtsvormen aannemen en ook deelnemen door een tijdelijke vereniging te vormen van meerdere aannemers. Een ondernemer mag ook beroep doen op een onderaannemer.
• Vertrouwelijkheid speelt een grote rol bij het respecteren van het economisch concurrentiebeding. Bedrijfsgeheimen of prijsbepalingen die als vertrouwelijk worden opgegeven, mogen niet verspreid worden aan de andere kandidaten.

Alle opdrachten met geraamd bedrag van minder dan € 30.000,00 excl. btw vallen niet onder de wet inzake overheidsopdrachten, enkel de bovenvermelde punten zijn daarbij van toepassing.

Alle opdrachten met een geraamd bedrag boven de € 30.000 vallen onder de wet overheidsopdrachten. Die opdrachten worden altijd uitgeschreven met een volledig bestek.

Een bestek heeft meestal 3 grote blokken :

• Administratieve bepalingen (wie is de aanbesteder, wie is de contactpersoon,….)
• Contractuele bepalingen (duurtijd van het contract, verlengingen,….)
• Technische bepalingen (duidelijke omschrijving wat de opdracht inhoudt, plannen,…)

Wat is dan juist e-Procurement?

Het online indienen van offertes wordt sinds september 2023 verplicht door de federale overheid voor alle opdrachten met een geraamde waarde groter dan € 30.000,00 excl. btw.

De tool is terug te vinden op https://www.publicprocurement.be. Door gebruik te maken van deze tool kunnen de offertes pas geopend worden na de uiterste datum van indiening.

Hoe werkt dat dan?

Vooraleer je een offerte kan indienen, moet je als onderneming eerst een account aanmaken. Op de website van Public Procurement van FOD BOSA kan u via de helpdesk ( https://bosa.belgium.be/nl/services/helpdesk-e-procurement) daarover de volgende nuttige info terugvinden :

• Handleidingen die je op weg zetten om offertes in te dienen
• Handige instructievideo’s terugvinden over het aanmaken van een account en het indienen van een offerte via Public Procurement:
• (+32) (0) 2 740 80 00, het contactnummer van de helpdesk van Public Procurement.